Re:act-hankkeen tieto­suo­ja­se­los­te (8.6.2021)

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteri

Nimi

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteys­tie­dot

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
(Y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 METROPOLIA
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 HELSINKI
Puhelin (vaihde): (09) 7424 5000

Rekis­te­rin­pi­tä­jän vastuuhenkilö

Nimi: Riitta Konkola
Tehtävä: Rehtori-Toimitusjohtaja

Rekis­te­rin sisäl­lös­tä vastaava henkilö

Nimi: Antti-Veikko Salo
Tehtävä: Projektipäällikkö,
Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hanke
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy,
PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: antti-veikko.salo@metropolia.fi

Rekis­te­rin yhteys­hen­ki­lön yhteystiedot

Nimi: Antti-Veikko Salo
Tehtävä: Projektipäällikkö,
Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hanke
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy,
PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: antti-veikko.salo@metropolia.fi

Metropolian tietosuojavastaava, Tuulia Aarnio
Puhelin: 040 844 0690
Sähköposti: tuulia.aarnio@metropolia.fi, tietosuojavastaava@metropolia.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeessa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on edistää media- ja muiden luovien aloille työllistymistä sekä kerätä tietoa alan koulutuksesta ja työllisyydestä, työssäoppimisesta ja osaamistarpeista. Kerätyn tiedon pohjalta laadittuja, anonymisoituja ja yleiselle tasolle muokattuja toimintaehdotuksia on tarkoitus levittää koulutuksen järjestäjille, media- ja muiden luovien alojen toimijoille, työvoima- ja opetusalan viranomaisille, päätöksentekijöille, tiedotusvälineille sekä alan järjestöille ja muille toimijoille koulutus- ja työllistämistoiminnan kehittämistä varten.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriin kerättyjä tietoja käytetään hankkeen osallistujien kanssa tapahtuvan yhteydenpidon hoitamiseen, työkokeilu-, palkkatuki- palkkatyöpaikkojen etsimiseen osallistujille sekä osallistujille tarkoitetun ohjaus- ja koulutustoiminnan järjestämiseen.

Lisäksi rekisteriä käytetään hankkeen toiminnasta ja tuloksista viestimiseen ja tiedottamiseen sekä vaikuttavuusseurantaan liittyvien kyselyiden ja haastatteluiden toteuttamiseen.

Hankkeen toimintaan liittyvistä, osallistujiin kohdistuvista työllistämistoimista (työkokeilu-, palkkatuki- ja palkkatyö) vastaavat kolmannet osapuolet, kuten työllisyyspalvelut ja työnantajayritykset. Kyseisiä toimia ovat esimerkiksi rekrytointipäätöksen tekeminen, työsopimuksen kirjoittaminen ja muut työsuhteeseen liittyvät asiat, palkkatuen hakeminen, palkkatuen myöntäminen, työllisyyden kuntalisän hakeminen, työllisyyden kuntalisän myöntäminen, työvoimapoliittisen palvelutarpeen arviointi. Hankkeelle ei synny henkilörekisteriä niiden osalta.

Lisäksi Metropolian Re:act-hanke kerää henkilötietoja julkisen verkkosivunsa (react.metropolia.fi) käyttäjistä. Metropolia on sitoutunut noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sivuston tekninen ylläpito ja kehitys sekä sivuston sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpito, analysointi ja kehitys.

Re:act-hankkeen julkisilla verkkosivuilla (react.metropolia.fi) kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”).

Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta verkkosivuvierailija on siirtynyt react.metropolia.fi -osoitteeseen, mitä www-sivuja kävijä on selannut ja milloin, mitä selainta hän käytti, mikä on verkkovierailijan näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on vierailijan tietokoneen IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähetetyt tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla react.metropolia.fi-sivuston kävijämääriä voidaan seurata Re:act-hankkeen ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää verkkosivustoa kävijöitä paremmin palvelevaksi.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriä täydentävät seuraavat Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluvat henkilörekisterit tietosuojaselosteineen:

1. Työ- ja elinkeinoministeriön edellyttämä, mutta Metropolian rekisterinpitäjyyden alle kuuluva Metropolian ESR Henkilö -hankkeisiin liittyvä henkilörekisteri. Mainittua rekisteriä koskee myös Työ- ja elinkeinoministeriön yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja ”ESR henkilö” -rekisteri.
2. Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisteri

Henkilö­tietojen käsit­te­lyn oikeusperuste

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen julkisen verkkosivuston henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu:

• oikeutettuun etuun
• rekisteröidyn suostumukseen (esim. evästeet)

Kävijän vieraillessa Re:act-hankkeen julkisella verkkosivustolla (react.metropolia.fi) ilmoituskuvake/valintaikkuna tulee näkyviin, joka edellyttää kävijän suostumusta evästeiden keräämiseen. Jos kävijä ei anna suostumustaan, hänen tietokonettaan tai muuta internet-yhteydellä toimivaa laitettaan ei seurata mm. markkinointiin liittyviin toimintoihin.

• lakisääteiseen velvollisuuteen (esim. EU:n saavutettavuusdirektiivi ja sitä täydentävä kansallinen digipalvelulaki edellyttävät, että muun muassa julkisen sektorin elinten verkkosivustojen tulee olla saavutettavia. Verkkosivuilla tulee olla saavutettavuusseloste, joka kuvaa, miltä osin verkkosivusto on saavutettava ja miltä osin se ei sitä ole. Verkkosivuilla tulee olla myös saavutettavuuden toteutumiseen liittyen palautteenantomahdollisuus, jossa verkkosivuvierailija voi halutessaan jättää yhteystietonsa, jotta sivuston ylläpitäjä voi ottaa häneen yhteyttä saavutettavuusasioissa

(Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriä täydentävien rekisterien (yllä mainitut henkilörekisterit 1–2) sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja muut tiedot on mainittu niiden omissa tietosuojaselosteissaan.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

Poikkeuksen muodostaa Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen julkinen verkkosivusto (react.metropolia.fi), jonka henkilörekisterissä henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on joiltain osin oikeutettu etu.

Re:act-hanke käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun mukaisella käsittelyperusteella esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Tarjotakseen tietoa ja/tai palveluja verkkosivuvierailijoilleen
• Kehittääkseen verkkoasiointia ja parantaakseen yksilöllistä verkkoasiointikokemusta react.metropolia.fi -sivustolla
• Mahdollistaakseen react.metropolia.fi -sivuston teknisen ylläpidon ja kehitystyön
• Estääkseen haitallista verkkokäyttäytymistä react.metropolia.fi -sivustolla

Re:act – Nuorten verkostot työelämään ‑hankkeen rekisteröityjä ovat

• hankkeeseen osallistuvat alle 30-vuotiaat nuoret, jotka etsivät työtä media- ja muilta luovilta aloilta
• hankkeen työelämäkumppanien edustajat
• hankkeessa työskentelevät Metropolian työntekijät
• ohjausryhmän jäsenet
• hankkeen verkkosivujen kautta yhteydenottopyynnön jättäneet henkilöt ja organisaatiot
• hankkeen verkkosivuston (react.metropolia.fi) käyttäjät.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään ‑hankkeen henkilö­rekisteriin tallen­ne­taan seuraavia henkilötietoja

Perus- ja yhteys­tie­dot (kaikki rekis­te­röi­dyt ryhmät, pois­lu­kien hankkeen verk­ko­si­vus­ton käyttäjät)

• Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tieto mitä organisaatiota henkilö edustaa, ammattiala, soveltuvin osin työtehtävä

Hank­kee­seen osal­lis­tu­mi­seen ja yhteis­työn hoitamiseen liittyvät tiedot (hank­kee­seen osallistuvat nuoret)

• Ikä, kotikunta
• Työmarkkina-asema, tiedot mahdollisen työttömyyden kestosta, tiedot työttömyysetuuden tyypistä, tiedot palkkatukioikeudesta
• Tiedot hankkeen palveluihin ja koulutuksiin osallistumisesta
• Tiedot työkokemuksesta, koulutustaustasta, ammatillisesta osaamisesta ja koulutustarpeista

Hank­kee­seen osal­lis­tu­mi­seen ja yhteis­työn hoitamiseen liittyvät tiedot (työelämä­kumppaneiden edustajat)

• Tiedot hankkeen palveluihin ja koulutuksiin osallistumisesta
• Tiedot koulutustarpeista

Vaikut­ta­vuus­seu­ran­taa varten kerät­tä­vät tiedot (hank­kee­seen osallistuvat nuoret, työelämä­kumppaneiden edustajat, hankkeen työn­te­ki­jät, ohjaus­ryhmän jäsenet)

• Tieto henkilön edustamasta organisaatiotyypistä, koulutustausta, työllisyystilanne, ammattiala, soveltuvin osin työtehtävä
• Kokemukset ja näkemykset työssäoppimisesta, työllistämistoiminnasta ja työllistymisestä

Hankkeen tiedo­tuk­seen, vies­tin­tään ja yhteyden­pitoon liittyvät tiedot

• Tapahtumien audiovisuaaliset, kuva- ja audiotaltioinnit

Hankkeen verk­ko­si­vut (hankkeen verkko­sivujen kautta yhtey­den­ot­to­pyyn­nön jättäneet henkilöt ja organisaatiot)

• Yhteydenottolomake: Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammattiala, toiveet ja kiinnostuksen kohteet, suostumus lomakkeella kysyttyjen henkilötietojen rekisteröintiin

Verk­ko­käyt­täy­ty­mi­seen liittyvät tiedot

• Re:act-hankkeen julkisen verkkosivusto (react.metropolia.fi) käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot
• Re:act-hanke kerää muun muassa evästeiden avulla tietoa sivuston käyttäjistä. Eväste on käyttäjän selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron, ja tällä evästeellä ei vahingoiteta päätelaitetta.
• Sivuston käytöstä tilastoidaan muun muassa käyttäjämäärä, käyttömaa, käyttöaika ja käytetty selain sekä sisällöt, joissa kävijä on vieraillut. Lisäksi tilastoidaan se, onko käyttäjä Metropolian sisäinen vai ulkoinen käyttäjä. Näiden tietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole yksilöitävissä.

Evästeitä voidaan käyttää kävijän tietokoneella ja muulla internet-yhteyden mahdollistamalla laitteella vieraillessa Re:act-hankkeen julkisilla verkkosivuilla (react.metropolia.fi), jos kävijä antaa suostumuksensa evästeiden käyttöön ja henkilötietojensa käsittelyyn.

• Evästeet mahdollistavat react.metropolia.fi-verkkosivustopalvelujen muistamaan kävijän tietokoneen tai muun laitteen sekä serverin kohdassa 4 kerrottuihin käsittelyn tarkoituksiin.
• Toissijainen evästetyyppi on käyttäjäsyöte-eväste/istuntoeväste (”user-input cookies”), joka on tarpeellinen eväste tiettyjen react.metropolia.fi-verkkosivustopalvelujen toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi. Tällaisia evästeitä ei voi estää ilmoituskuvakkeen/valintaikkunan kautta. Re:act-hankkeen julkisilla verkkosivuilla (react.metropolia.fi) kävijän tekemä valinta tallentuu evästeeseen ja se on voimassa 30 päivän ajan. Jos kävijä haluaa peruuttaa valintansa, se on mahdollista tyhjentämällä selaimen evästeet.

Vaikka useimmat selaimet hyväksyvät automaattisesti evästeitä, voi kävijä valita joko hyväksyvänsä evästeet tai olla hyväksymättä evästeitä selaimensa asetusten kautta, jotka löytyvät usein selaimen työkaluista tai asetusvalikosta. Kävijä voi myös poistaa evästeitä laitteeltaan koska tahansa.

Jos kävijä ei hyväksy evästeitä, Re:act-hankkeen julkisilla verkkosivuilla (react.etropolia.fi) vieraileva kävijä ei välttämättä pysty käyttämään kaikkia verkkosivustopalveluiden ominaisuuksia. Lisätietoa evästeiden hallinnasta selaimellasi voi löytyä selaimesi apua-kohdasta.

Lista eväs­te­tyy­peis­tä, joita käytetään Re:act-hankkeen julki­sil­la verk­ko­si­vuil­la (react.metropolia.fi)

Käyt­tä­jä­syö­te-eväs­te/is­tun­toe­väs­te

• Tarkoituksena on Re:act-hankkeen julkisten verkkosivujen (react.metropolia.fi) suorituskyvyn seuraaminen
• Re:act-hankkeen julkiset verkkosivut (react.metropolia.fi) on rakennettu käyttämällä yleisiä internet-alustoja. Niissä on sisäänrakennetut evästeet, jotka auttavat yhteensopivuusongelmissa (esimerkiksi selaintyypin tunnistamisessa) ja parantavat suorituskykyä (esim. sisällön nopeampi lataaminen).
• Käyttäjäsyöte-evästeet/istuntoevästeet ovat istuntokohtaisia.
• Käyttäjäsyötteet/istuntoevästeet poistetaan, kun selain suljetaan.

Suojaus eli Asp.NET-evästeet

• Asp.NET-eväisteiden tarkoituksena on kävijän rekisteröityessä päästäkseen rajoitetulle alueelle varmistaa, että kävijän laite on kirjautunut sisään vierailun ajaksi. Päästäkseen rajoitetuille alueille tarvitaan kävijän käyttäjänimi ja salasana.
• Asp.NET-eväste luo tunnistenumeron jokaiselle kävijälle siten, että he voivat navigoida verkkosivuilla virheettömästi.
• Asp.NET-evästeet ovat istuntokohtaisia.
• Asp.NET-evästeet poistetaan, kun selain suljetaan.

Sivuston asetukset-evästeet

• Sivuston asetukset-evästeiden tarkoituksena on muistaa kävijän mieltymykset/asetukset (esim. kielen) tai pyrkiä parantamaan kävijän kokemusta (esim. yksilöimällä tervehdyksen tai sisällön). Tämä koskee alueita, joille kävijä on nimenomaan rekisteröitynyt pääsyä tai tilin luomista varten.
• Sivuston asetukset-evästeet ovat istuntokohtaisia
• Sivuston asetukset-evästeet poistetaan, kun selain suljetaan.

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti hankkeen osallistujilta itseltään näiden aloittaessa hankkeeseen osallistumisen tai näiden ottaessa hankkeeseen yhteyttä, kuitenkin siten, että henkilötietojen keräämiseen tulee aina saada rekisteröidyn suostumus.

Joissain tapauksissa tietoja voidaan saada hankekumppaneiden (mm. työllisyyspalvelut) kautta, kuitenkin niin, että varsinainen tietojen kerääminen rekisteriin tapahtuu vasta osallistujan aloittaessa hankkeessa ja tiedot kerätään tällöin häneltä itseltään.

Tiedonhankintaan, yhteistyökumppanien etsimiseen ja hankkeesta tiedottamiseen tarvittavat henkilötiedot kerätään yritysten ja organisaatioiden edustajilta.

Osallistujien tavoittamiseen ja hankkeesta tiedottamiseen voidaan käyttää myös Metropolian muita henkilörekistereitä (mm. opiskelija- ja alumnirekisterit), mikäli niihin rekisteröidyt henkilöt ovat antaneet suostumuksensa Metropolian toiminnasta tiedottamiseen ja markkinointiin.

Re:act-hankkeen julkisten verkkosivujen (react.metropolia.fi) henkilörekisterin henkilötiedot saadaan verkkosivuvierailijalta itseltään tai henkilöltä jättäessään esim. react.metropolia.fi-sivustolla olevan yhteydenottolomakkeen kautta yhteystietonsa hankkeelle.

Metropolia Ammattikorkeakoulun Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraavilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla, ohjelmistoilla ja sähköisillä palveluilla.

G Suite for Education

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriin voidaan kerätä tietoa ja hallinnoida sitä Googlen työvälinesovelluspakettiin kuuluvalla, erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla G Suite for Education. Henkilötietoja voidaan kerätä sovelluspakettiin kuuluvaan Google Drive -pilvitallennuspalveluun ja hallinnoida oheisohjelmilla, kuten Google Docs, Sheets ja Slides. Tietoa voidaan kerätä sovelluspakettiin kuuluvalla Google Forms sovelluksella.

YouTube-video­työ­vä­li­ne

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeessa tuotettuja videoita voidaan tallentaa Metropolian hankkiman Google Suite for Education -palvelupakettiin kuuluvan YouTube-videotyövälineen avulla Metropolia AMK:n YouTube-kanavalle. Niihin ei kerätä henkilötietoja ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Microsoft for Education (O365)

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriin voidaan kerätä tietoa ja hallinnoida sitä Microsoftin työvälinesovelluspakettiin kuuluvalla, erityisesti oppilaitoksiin suunnatulla sovelluspaketilla Microsoft for Education (O365). Henkilötietoja voidaan kerätä sovelluspakettiin kuuluvaan pilvitallennuspalveluun ja hallinnoida pakettiin kuuluvilla ohjelmilla, kuten Microsoft Word, Microsoft Excel ja Microsoft Powerpoint.

Microsoft O365 Forms ‑kysely­työkalu ja Microsoft OneDrive

Microsoft Forms -kyselytyökalua voidaan käyttää projektissa muun muassa palautekyselyjen tekemiseen. Microsoft OneDrive -ohjelmaa voidaan käyttää hankkeen asiakirjojen, kuten kokousasiakirjojen, jakamiseen kumppaniverkostossa.

Microsoft Teams ‑verkkokokous­työväline

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Microsoft Teams -verkkokokoustyövälinettä.

Metro­po­lian sähköpostijärjestelmä

Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmää. Metropolian sähköpostijärjestelmä toimii Metropolian omalla palvelimella Suomessa.

Turva­pos­ti (Delta­go­nin sec@gw-turvapostiratkaisu)

Sec@gw-turvapostiratkaisua käytetään arkaluonteista henkilötietoa ja salassa pidettäviä asiakirjoja sisältävien sähköpostien lähettämiseen Metropolian ulkopuolelle ja vastaanottamiseen Metropolian ulkopuolelta, mikäli tähän ilmenee tarvetta.

E‑lomake-tieto­jär­jes­tel­mä

E-lomake-tietojärjestelmä sähköisen kyselyn toteuttamiseen.

WordPress-alusta

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen verkkosivu hyödyntää WordPress-alustaa, joka toimii Metropolian omalla palvelimella. Sivuston rakentamisessa on hyödynnetty Elegant Themesin Divi-teemaa. Sivustolla käytetään evästeitä sen käytettävyyden parantamiseksi ja evästeistä tiedottamiseksi.

Zoom-verkkokokous­työväline (Funet Miitti/NORDUnet, palve­lun­tar­joa­ja­na CSC Oy)

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen sisäisenä viestintävälineenä voidaan käyttää Zoom-verkkokokoustyövälinettä. Metropoliassa on käytössä Tieteen tietotekniikan keskus – IT Center for Science – CSC:n Funet Miitti (Zoom) -palvelu. Palvelu on toteutettu yhteispohjoismaisesti yhteistyössä NORDUnetin kanssa, eikä näin ollen ole osa julkisesti saatavilla olevaa Zoom-palvelua. Lisäksi NORDUnetin tarjoama Zoom-palvelu toimii kokonaisuudessaan EU:ssa, NORDUnetin omaan käyttöön varatuissa palvelinympäristöissä. Nämä palvelimet sijaitsevat Tanskassa ja Ruotsissa. Palveluista on myös sovittu NORDUnetin ja Zoomin kanssa ottaen huomioon eurooppalaisen tietosuojasääntelyn vaatimukset.

Instagram-työväline

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeessa tuotettuja kuvia/videoita voidaan tallentaa Instagram-työvälineen avulla Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen Instagram-tilille. Niihin ei kerätä henkilötietoja ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarvittaessa pääsy Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen työntekijöille tiedotus-, ohjaus- ja koulutustarkoituksiin. Pääsyoikeus vaikuttavuusseurantaan liittyvien kyselyiden ja haastatteluiden aineistoon rajataan seurannan tekijään ja projektipäällikköön.

Re:act-hankkeen julkisten verkkosivujen (react.metropolia.fi) henkilörekisterin tietoja voidaan siirtää Metropolian organisaation sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se on sivustojen teknisen ylläpidon ja kehittämisen sekä sivustojen sisällön viestinnän ja markkinoinnin ylläpidon, analysoinnin ja kehittämisen kannalta tarpeen.

Metropolian Re:act-hanke luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

Suostumus

Henkilötietoja voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Tällöin tietoja ei enää kerätä.

Palve­lun­tar­joa­jat

Luovutamme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Metropolialle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa.

Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään tällöin ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tällöin henkilötietojen käsittely tapahtuu Metropolian puolesta ja Metropolian lukuun.

Oikeu­del­li­set syyt

Metropolia voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen i) soveltuvan lainsäädännön ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi; ii) väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen. Metropolia informoi tällaisesta henkilötietojen käytöstä silloin kun se on mahdollista.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain, asetuksen tai viranomaisen päätöksen perusteella. 

Koska rekisteriin liittyviä henkilötietoja käsitellään seuraavissa järjestelmissä, ovat näiden järjestelmien toimittajat (yritykset niiden takana) tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi Re:act-hankkeen henkilörekisterin taholta, koska esimerkiksi vikatilanteen sattuessa on järjestelmäntoimittajalla teknisen käyttöliittymän avulla, hallinnollisin administrative-tunnuksin mahdollistettu pääsy Re:act-hankkeen henkilörekisterin sisältämiin tietoihin.

GDPR:n artiklan 28 mukaisesti tullaan laatimaan/on laadittu keskitetysti Metropolian toimesta seuraavien yhteistyökumppanitahojen kanssa:

• Google LLC ja Metropoliassa hyväksytyt Google-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Google-sidonnaiset pilvipalvelut)
• Microsoft Corporation ja Metropoliassa hyväksytyt Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelutyövälineet (Oma-intranetin työkalut-valikon pilvipalveluista löytyvät Microsoft-sidonnaiset pilvipalvelut)
• Leijonaverkot Oy (osa Erillisverkot -konsernia, ent. Deltagon Group Oy) ja turvaposti (Deltagonin sec@gw-turvapostiratkaisu)
• Eduix Oy ja E-lomake- tietojärjestelmä
• Zoom-verkkokokoustyöväline (Funet Miitti/NORDUnet, palveluntarjoajana CSC Oy)

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterin tietoja sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google- ja Microsoft-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä.

Metropolian ja Google LLC:n välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Googlen G Suite -pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska kaikki Google-sidonnaiset sovellukset (kuten Google Drive -tallennusalustasovellus) on otettu Metropoliassa käyttöön osana G Suite -pilvikokonaisuutta.

Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Google LLC:n ja Metropolian välillä voimassa olevassa henkilötietojen käsittelysopimuksessa todetaan, että seuraavan linkin takaa löytyvältä tallennusalustalta löytyvät aina ajantasaiset tiedot siitä, missä fyysisissä sijainneissa asiakkaan henkilötieto (metropolialainen henkilö) on tallennettuna Googlen datakeskuksiin/palvelimille:

”Data Center Information. Information about the locations of Google data centers is available at https://www.google.com/about/datacenters/inside/locations/hamina/”

Metropolian ja Microsoft Corporationin välillä laadittu henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Office 365 Education on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta. Näissä sopimuskokonaisuuksissa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto vain EU- ja ETA-alueelle eli GDPR-alueelle.

Microsoft Corporation ilmoittaa Microsoft Office 365 Education -järjestelmää käyttäville eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Microsoftin pilvikokonaisuuteen liittyvän sopimuksen voi käydä läpi ja tarkastaa halutessaan täältä https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

Henkilö­rekisterin yhtey­des­sä kerätyt ja käsi­tel­tä­vät henkilötiedot

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot (muut kuin henkilörekisteriä täydentävät rekisterit ja niiden tietosuojaselosteissa ilmoitetut) säilytetään hankkeen toteutuksen ajan ja poistetaan hankkeen päättyessä, kuitenkin viimeistään vuoden 2022 lopussa.

Vaikuttavuusseurantaa varten kerättävä aineisto anonymisoidaan välittömästi seurantahaastattelun tai sähköisen kyselyn yhteydessä, eikä aineistoon kirjata henkilötietoja, joiden pohjalta henkilön voi helposti tunnistaa. Aineistosta kootaan seurantakooste, jossa seurantaan osallistuvien henkilöiden vastaukset kootaan aihepiireittäin yhteen. Tällöin yhden henkilön eri kysymyksiin antamia vastauksia ei voi yhdistää toisiinsa. Alkuperäisaineistot hävitetään Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen päättyessä. Anonymisoitu seuranta-aineistokooste tallennetaan Metropolian käyttämään julkaisuarkistoon. Aineistokoostetta voidaan jatkohyödyntää Re:actin jälkeen avointen tutkimusaineistojen periaatteen mukaisesti. Lopulliset seurantatulokset raportoidaan ryhmätasolla eikä yksittäisten henkilöiden tunnistaminen ole niistä mahdollista. Aineistosta johdettavat koosteet ja tulokset eivät sisällä henkilötietoja eivätkä synnytä henkilörekisteriä.

Jos rekisteröity ilmoittaa halukkuudestaan poistaa tietonsa Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteristä, tiedot poistetaan heti.

Re:act-hankkeen julkisten verkko­sivujen (react.metropolia.fi) henkilö­rekisterin henki­lö­tie­to­ja säily­te­tään seuraavasti:

Evästeet ovat voimassa tietyn istunnon ajan, kunnes käyttäjä sulkee selaimen tai ne ovat ns. pysyviä evästeitä, jotka ovat voimassa muutamasta kuukaudesta joihinkin vuosiin. Enintään pysyviä evästeitä säilytetään kahden vuoden ajan, jonka jälkeen ne poistetaan ellei kävijä käytä sen jälkeen Re:act-hankkeen julkisia verkkosivuja (react.etropolia.fi)

Evästeillä kerättyjen tietojen tyypilliset säilytysajat ovat seuraavat:

Vält­tä­mät­tö­mät evästeet

Asiointipalveluun kirjautumiseen tarvittavat välttämättömät evästeet ovat sessiokohtaisia eli niitä ei säilytetä sen jälkeen, kun käyttäjä sulkee selaimensa.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään ‑hankkeen henkilö­rekisteriä täyden­tä­vien rekis­te­rien osalta on tietojen säily­ty­sai­ka seuraava rahoittajan vaatimuksesta:

ESR Henkilö -järjestelmää varten kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään:

Manu­aa­li­nen aineisto

Lomakkeita säilytetään rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetun valtioneuvoston asetuksen (358/2014) 30 §:ssä säädetyn ajan, vähintään 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytysajan päätyttyä lomakkeet hävitetään todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi.

Sähköinen rekisteri

Tiedot hävitetään ESR Henkilö -järjestelmästä ESR-ohjelmakauden 2014–2020 päättymisen jälkeen. Hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö huolehtii ESR Henkilö -järjestelmän tietojen hävittämisestä. Koska hallintoviranomaista koskee yleisasetuksen (EU 1303/2013) artikla 140 ja siinä säädetyt lisävaatimukset, tarkoittaa käytännössä säilyttämisaika sitä, että tiedot hävitetään järjestelmästä ohjelmakauden päättymisen jälkeen ja lisävelvoitteiden päättymisen jälkeen ja tämä sääntely kokonaisuudessaan ulottuu arviolta vuoteen 2034.

Metropolian projekti- ja hanketoiminnan hallintarekisterissä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä lähtökohtaisesti pysyvästi Kansallisarkiston 12.9.2017 julkaiseman ns. AMK-päätöksen, asiakohdan 13 mukaisesti (Kansallisarkiston päätös, diaarinumero): AL/20757/07.01.01.03.02/2016, asiakohta 13 ”Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatio (TKI-)toiminta” (Pdf)

Hankkeen kilpailuttamiseen liittyvät asiakirjatiedot (hankinta-asiakirjat) ovat kuitenkin määräajan säilytettäviä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyn­tio­soit­teet Metro­po­lian opis­ke­li­ja- ja haki­ja­pal­ve­lui­den toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 HELSINKI

Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 HELSINKI

Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 VANTAA

Ohessa käyn­tio­soi­te Metro­po­lian henkilöstö­hallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5. krs.)
Myllypurontie 1, 00920 HELSINKI

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta ja/tai henkilöstöhallinnon yksiköstä pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tuulia.aarnio@metropolia.fi, tietosuojavastaava@metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikai­se­mi­seen ja käsit­te­lyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

• rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Soveltuu osittain. Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklalla on otettu käyttöön uusi rekisteröidyn oikeus: oikeus omien tietojen itselleen saamiseen ”jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa” sekä edelleen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Oikeuden tarkoituksena on lisätä rekisteröityjen vaikutusmahdollisuuksia omien henkilötietojensa suhteen, koska se helpottaa henkilötietojen siirtämistä tai kopioimista tietojärjestelmäympäristöstä toiseen (omiin järjestelmiin, mahdollisuus tallentaa omat tiedot itselleen omaa henkilökohtaista käyttöä varten tai ryhtyä tallentamaan omat tiedot luotettavien kolmansien osapuolten hallinnoimiin järjestelmiin). Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen täydentää tässä suhteessa oikeutta saada pääsy omiin tietoihin.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen tarkoittaa myös rekisteröidyn oikeutta saada itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siten, että rekisteröity voi helposti siirtää kyseiset tiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle.  Tiedot voidaan siirtää rekisteröidyn pyynnöstä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista (20 artiklan 2 kohta). Rekisterinpitäjiä kannustetaan kehittämään yhteentoimivia muotoja, jotka mahdollistavat tietojen järjestelmästä toiseen siirtämisen, luomatta kuitenkaan rekisterinpitäjille velvoitetta hyväksyä tai ylläpitää tietojenkäsittelyjärjestelmiä, jotka ovat teknisesti yhteensopivia.

Huomioitavaa yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa on se, että vain sellaiset henkilötietojenkäsittelytoimet kuuluvat tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen koskevan oikeuden soveltamisalaan, jos ne perustuvat:

• rekisteröidyn suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan nojalla, jos on kyse erityisistä henkilötietoryhmistä)
• tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena (6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla).

Eli yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla tulee ottaa huomioon, jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on joko rekisteröidyn antama suostumus tai tarpeellisuus sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä rekisterinpitäjälle toimittamia henkilötietoja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen pyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

E. Oikeus olla joutu­mat­ta henkilö­tietojen tieto­tur­va­poik­kea­man kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 HELSINKI
Postiosoite: PL 800, 00531 HELSINKI

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Kirjaamo: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

• Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
• Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
• Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
• Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
• Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
• Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
• Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
• Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
• Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilörekisterin ja sen sisältämien tietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

• Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen toimintaa ja viestintää, kerätään aineistoa vaikuttavuusseurantaa varten ja tiedotetaan hankkeen tuloksista.
• Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä.
• Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai julkisista yritysten ja organisaatioiden internetsivuilta.

Re:act – Nuorten verkostot työelämään -hankkeen henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.